Aidez-vous les uns, les autres !
ACCÉLÉRATEURS DE PROJET | jeudi 07 décembre, 2017 | 09:30 - 11:00

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Vous rencontrez une situation professionnelle complexe, un projet à construire, une décision à mettre en œuvre. Vous souhaitez apporter votre aide et votre expertise à un collègue pour faire avancer son sujet !…Profitez du grand rendez-vous des managers territoriaux pour partager cette expérience avec vos pairs et bénéficier de l’expertise de la communauté des ETS et du savoir-faire de l’INET.


Récit du K’Pratik « AIDEZ-VOUS LES UNS LES AUTRES » organisé par AlliuM et le CNFPT-Inet


Vous portez un projet dans votre collectivité, vous avez besoin de réponses concrètes à votre problématique ciblée ? Voici une méthode efficace et bienveillante pour faire avancer votre projet en un temps record.

Misez sur le collectif

La méthode proposée est de la famille de l’intelligence collective et du forum ouvert. En clair : réunissez autour d’une table des personnes d’horizons différents, exposez-leur votre projet, posez-leur quelques questions très ciblées et laissez-les parler. Vous obtiendrez des solutions concrètes à mettre en œuvre dès la fin de l’exercice. Quelques règles de base quand même pour que la méthode soit pleinement efficace.

BIENVEILLANCE

C’est LA règle de base indispensable : toutes les personnes autour de la table sont les bonnes et toutes les réponses données sont les bonnes. Rien ne viendra remettre cela en cause quoi qu’il arrive. C’est la condition sine qua none pour instaurer la confiance et l’ouverture, et donc pour oser proposer ses idées (puisqu’elles sont bonnes!).

OPÉRATIONNEL FIRST !

Le cerveau tend naturellement vers l’abstrait, le concept. Au cours de cet exercice, forcez-le sans cesse à rester dans le concret. Vos contributeurs sont là pour répondre à vos questions précises, pas pour remettre en cause l’opportunité du projet, ni pour vous donner des conseils.
Dans la même logique, vos questions doivent être très ciblées : “quels sont les risques ?”, “comment emmener les élus ?”, “comment rassurer ?”, etc.
Vous verrez que ce n’est pas si simple, que le naturel revient vers l’abstrait au galop. Vous vous entendrez dire alors régulièrement et autant de fois que nécessaire : comment ? Avec quelles actions ?
Vos contributeurs doivent entrer en empathie avec vous, parce que vous, vous devez ressortir de là avec des solutions concrètes à mettre en œuvre. Et s’ils étaient à votre place ?

UN COLLÈGUE PEUT EN CACHER UN AUTRE

C’est un des principes de l’intelligence collective : il n’y a pas que les experts du sujet qui ont des idées sur le sujet. Pour créer votre cercle de contributeurs le temps de l’exercice, osez l’inattendu et allez chercher des personnes étrangères à votre domaine. Le regard le plus intéressant ne vient pas toujours des personnes auxquelles on pense. Ouvrez vos portes à d’autres services, d’autres fonctions, libérez les stéréotypes et changez la manière de voir vos relations de travail. Une fonction ne fait pas une compétence.

PAS D’AUTO-JUGEMENT

C’est un syndrome auquel vous devrez faire face : vos contributeurs seront leur premier censeur. Oser dire à voix haute une idée, c’est déjà beaucoup, mais de là à l’écrire, elle n’en vaut pas la peine. Si ! Rappelez-vous, et donc rappelez-leur que toutes les idées sont bonnes ! Ils peuvent donc s’autoriser les idées les plus folles, les exprimer, les écrire, sans même avoir besoin de se justifier. Ça fait bizarre, mais ça fait du bien !

L’ŒIL SUR LA MONTRE

Le timing est capital pour aller au bout de l’exercice en ayant rempli vos objectifs. La méthode est réalisable en 1h30. Minutez chacune de vos étapes, ne passez pas trop de temps sur chaque question. Plus on a de temps, moins on propose des solutions rapidement.

La méthode magique

  • Phase 0 : la préparation. Elle est indispensable pour que la méthode soit efficace en si peu de temps. Vous co-construisez avec l’animateur les questions qui vont guider la phase 3 de brainstorming. L’œil extérieur de l’animateur vous permettra d’analyser les besoins de votre projet, même ceux dont vous n’étiez pas conscient. La ligne de conduite pour bien définir ces questions : l’analyse du contexte, l’empathie et le souci de répondre à une attente concrète.
  • Phase 1 : le brise-glace. C’est une phase classique de mise en bienveillance. Vos contributeurs ne se connaissent pas forcément, il est important qu’ils se sentent en confiance, dans une atmosphère conviviale. Par exemple, un simple dé pourra permettre de faire un tour de table ludique et informel pour que chacun en vienne à se présenter.
  • Phase 2 : Présentation du projet (3 min.). C’est à vous de jouer et bien sûr, vous aurez minutieusement préparé votre présentation pour aller à l’essentiel et pour poser les bonnes questions ciblées de votre problématique.
  • Phase 3 : Brainstorming (30 min). C’est la phase où vous écoutez attentivement en laissant la parole à vos contributeurs. Cette phase est guidée par les cinq questions que vous avez préalablement préparées avec l’animateur. Toutes les idées (et je dis bien « toutes ») sont inscrites sur un post-it. Chaque idée est une réponse concrète à la question posée. Consacrez environ 5 minutes par question avec l’objectif de récolter un maximum de post-it.
  • Phase 4 : Sélection. C’est le moment de rassembler, vous sélectionnez 4 pistes concrètes par question. La sélection se fait sur deux critères : l’aspect impactant dans la mise en œuvre et l’aspect fédérateur.
  • Phase 5 : Pitch. Vous aurez besoin d’éléments de langage pour défendre votre projet auprès de vos collègues et de vos élus. Cette phase vous permet donc de vous mettre en situation de parler du projet en public. Elle vous incitera à reformuler les idées afin de vous les approprier avec vos mots.

 

1h30 plus tard, l’exercice est terminé. Vous avez des solutions concrètes à mettre en œuvre dès maintenant et vous êtes capables d’aller défendre votre projet à la terre entière.


POUR PASSER À L’ACTION

Marion Grzegrzulka, consultante AlliuM


Intervenant(s)

Intervenants : 

Marion Grzegrzulka , consultante AlliuM